De impact van de coronacrisis op onze manier van werken is onmiskenbaar. Lockdowns en de noodzaak van sociale afstand hebben thuiswerken tot de standaard gemaakt. Vanuit huis zijn we massaal aan de slag gegaan, achter onze eigen eettafels of bureaus, om verbonden te blijven met onze collega’s via online vergaderingen. Daarom is het verstandig om als ondernemer een thuiswerkbeleid te hebben. Het onbelast vergoeden van thuiswerken is daar een onderdeel van.
Waarom een thuiswerkvergoeding?
Thuiswerken betekent dat je als werknemer thuis extra kosten maakt. Denk aan de verwarming die de hele dag staat te loeien, de kopjes koffie die je normaal gesproken uit de automaat op kantoor haalt en het wc-papier en water wat je er op zo’n dag doorheen jaagt. Dit is niet gratis en daarom is er een thuiswerkvergoeding. Op deze manier kan een werkgever die extra uitgaven compenseren.
Thuiswerkvergoeding 2024
Als werkgever mag je je personeel in 2024 belastingvrij maximaal € 2,35 per dag geven. Het is niet zo dat je deze vergoeding volledig terugkrijgt van de Belastingdienst, maar de overheid wil het geven van een thuiswerkvergoeding wel stimuleren.
Daarom hoef je als ondernemer geen loonheffing te betalen over de vergoeding voor thuiswerken van € 2,35 per dag die je aan jouw personeel geeft. Uiteraard mag je ook meer vergoeding geven, maar over het deel boven de € 2,35 betaal je wel gewoon loonheffing.
Thuiswerkvergoeding vs. reiskostenvergoeding
Het is niet en-en, maar of-of. Je geeft je personeel een thuiswerkvergoeding of een onbelaste reiskostenvergoeding. Logisch ook eigenlijk, want als je thuis werkt reis je niet en als je reist werk je niet thuis. De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2024 maximaal € 0,23 per kilometer.
Je bepaalt als werkgever welke vergoeding jouw personeelsleden krijgen. Als een personeelslid een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor, dan krijgt hij of zij voor die dag een van de twee vergoedingen. Je kunt er als werkgever ook voor kiezen dat de werknemer zelf mag bepalen welke vergoeding hij of zij krijgt. Personeelsleden die verder weg wonen zullen eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding voor-woon werkverkeer. De collega die om de hoek woont rekent zich daarentegen waarschijnlijk rijk met de thuiswerkvergoeding.
Thuiswerkplek vergoeden
Naast de vergoeding voor de extra kosten die werknemers maken door thuis kopjes koffie te zetten, de verwarming aan te zetten en naar de wc te gaan, zijn er ook nog de kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek. Denk hierbij aan het aanschaffen van een bureau en een bureaustoel. Deze kosten vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Als je dit vergoedt, hoef je hier als werkgever geen belasting over te betalen.
Vaste vergoeding toekennen
Door met iedere werknemer af te spreken wanneer hij of zij op welke locatie werkt, kun je als werkgever een vaste vergoeding geven. Je spreekt bijvoorbeeld af dat de werknemer twee dagen thuis werkt en drie dagen op kantoor. Je keert dan voor twee dagen de thuiswerkvergoeding uit en voor drie dagen de reiskostenvergoeding.
Deze onbelaste vergoeding hoef je niet direct aan te passen als de werknemer een week een dagje meer of minder thuis werkt. Alleen als dit structureel gebeurt, pas je de vergoeding aan. Op deze manier hoef je niet per dag bij te houden welk personeelslid thuis of op kantoor werkt. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp.
De Zaak Op Orde Nieuwsbrief
Laat zien dat je een goede werkgever bent
Is het verstrekken van een onbelaste thuiswerkvergoeding verplicht? Nee, en hetzelfde geldt voor een vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek te geven. Het kan wel zijn dat in de desbetreffende cao-verplichtingen staan waaraan je je als werkgever moet houden. Daarnaast moet je volgens de Arbowet elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Dus ook thuis moet er een veilige werkplek zijn. Zo ben je onder meer verplicht om te checken of elke thuiswerkplek goed is ingericht en voorzien is van alle faciliteiten om gezond en veilig te kunnen werken.
Ondanks dat vergoedingen voor thuiswerken en het inrichten van een thuiswerkplek niet verplicht zijn, kan het wel raadzaam zijn om dit soort vergoedingen aan jouw personeel te geven. Zo zorg je voor een goede relatie, behoud je je werknemers en trek je nieuwe werknemers aan.
