Wat is zakelijk autodelen?
Het concept van een zakelijke deelauto is niet ingewikkeld: meerdere werknemers maken gebruik van dezelfde zakelijke (lease)auto. In plaats van ieder een eigen auto (van de zaak), maken meerdere collega’s gebruik van een gedeelde poolauto voor woon-werkverkeer, klantbezoeken of ander zakelijk verkeer. De deelauto wordt gereserveerd op basis van behoefte en beschikbaarheid. Hierdoor kun je als bedrijf flexibeler en efficiënter omgaan met mobiliteitsbehoeften.
De toekomst van zakelijk rijden
Uit onderzoek van ANWB Zakelijk blijkt dat 82 procent van de Nederlandse ondernemers verwacht op termijn over te stappen op deelmobiliteit. Dit houdt in dat ze vervoermiddelen – voornamelijk auto’s – zullen delen in plaats van deze zelf te bezitten. Ondernemers noemen als belangrijkste redenen de snel stijgende kosten van voertuigbezit, parkeerproblemen, toenemende verkeersdruk in stedelijke gebieden en duurzaamheid.
Uit het onderzoek uit 2024 blijkt verder dat de meeste mkb’ers (35 procent) verwachten binnen drie tot vijf jaar over te stappen op het delen van vervoermiddelen in plaats van een eigen wagenpark. Dit is aanzienlijk sneller dan zzp’ers, die denken vijf tot tien jaar nodig te hebben om deze verandering te realiseren.
Wat zijn de voordelen van een zakelijke deelauto?
Zakelijke deelauto’s bieden verschillende voordelen voor je bedrijf:
Kostenbesparing
Minder kosten voor onderhoud, brandstof, verzekering en parkeren.
Optimalisatie van je wagenpark
Minder overtollige voertuigen in je wagenpark.
Milieuvriendelijkheid
Minder CO2-uitstoot. Daarnaast kun je schone poolauto’s aanbieden voor je zakelijke verkeer. Overweeg daarom elektrisch rijden of zakelijke voertuigen op waterstof en stap over op een schonere vloot.
Flexibele dienst aanbieden
Je werknemers hebben gemakkelijk toegang tot een zakelijk voertuig wanneer ze er eentje nodig hebben, zonder de lasten van eigendom. Ook kunnen ze eenvoudig een auto reserveren via een mobiele app of online platform (webapp). Een deelauto is ook goed te combineren met openbaar vervoer.
Professionele, duurzame uitstraling
Door over te stappen op zakelijke deelauto’s laat je zien dat je waarde hecht aan efficiënte, duurzame mobiliteitsoplossingen. Dit kan positief worden ontvangen door je klanten, partners en (toekomstige) werknemers.
Minder administratie
Zakelijke dienstverleners bieden concepten aan die je ontzorgen op het gebied van beheer, onderhoud, rittenadministratie en fiscale zaken.
Wat zijn de valkuilen van zakelijk autodelen?
Hoewel zakelijke deelauto’s vooral voordelen bieden, zijn er ook enkele potentiële valkuilen waar je als ondernemer rekening mee moeten houden:
Beschikbaarheid
Het kan zijn dat de beschikbaarheid van zakelijke deelauto’s niet altijd gegarandeerd is, vooral tijdens piekuren of op drukke dagen.
Toegankelijkheid
De kans is aanwezig dat niet al je werknemers zich even comfortabel voelen bij het gebruik van gedeelde voertuigen. Vooral als het gaat om het reserveren, ophalen en terugbrengen van de poolauto’s op verschillende locaties. Dit kan leiden tot een verminderde acceptatie en gebruik van zakelijke deelauto’s binnen je bedrijf.
Culturele weerstand
De overgang naar een deelauto gebruiken kan weerstand opleveren. Het is een culturele verandering, vooral als je medewerkers gewend zijn aan het hebben van een eigen auto of als ze niet vertrouwd zijn met het concept van delen. Een deelauto staat nu eenmaal niet elke avond voor de deur. Het is belangrijk om bewustwording te creëren en je werknemers te betrekken bij de implementatie van zakelijke deelauto’s.
De Zaak Op Orde Nieuwsbrief
Auto delen en fiscale regels: hoe zit dat?
Wordt de deelauto uitsluitend gebruikt voor zakelijke ritten? Dan is bijtelling (autokostenforfait) niet van toepassing. Zorg er in dat geval wel voor dat je een sluitende rittenadministratie bijhoudt.
Zeker als de deelauto ook wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Dit zijn natuurlijk ook zakelijke ritten, maar de auto’s staat dan wel ter beschikking aan een van de berijders. Zonder tegenbewijs met een sluitende rittenadministratie zou de Belastingdienst kunnen oordelen dat bijtelling wel van toepassing is.
Maak gebruik van een geautomatiseerde rittenadministratie
Door alle kilometers netjes te registeren, voorkom je vervelende discussies met de Belastingdienst. Een zakelijke rit bijhouden doe je bij voorkeur met een geautomatiseerde rittenregistratie. Simpel in gebruik en waterdicht.
Rijden je werknemers ook privé in de deelauto? Dan betaal je wel bijtelling
De zakelijke deelauto ter beschikking stellen voor privéritten kan natuurlijk een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. In dat geval gelden andere regels en moet er wel bijtelling worden betaald. In principe wordt de bijtelling op het loon van je medewerker toegepast.
Maar wat nu als meerdere werknemers de deelauto beurtelings gebruiken voor privéritten? Hoe bereken je dan de bijtelling? De auto staat immers niet continu ter beschikking van één werknemer. Dit is een lastige kwestie. De bijtellingswetgeving beschrijft alleen een situatie van één berijder met één auto. De belastingwetgeving loopt dus achter op deze vorm van het flexibel delen van een zakelijke auto. Om toch enige duidelijkheid te scheppen en onjuiste en dubbele bijtelling te voorkomen, heeft de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) met de Belastingdienst een regeling getroffen. Die ziet er als volgt uit:
Regeling Belastingdienst voor privégebruik
Het bijtellingsverhaal voor deelauto’s waarmee meerdere werknemers privéritten rijden, komt te vervallen als je kunt aantonen dat je medewerker een zakelijke huurprijs betaalt voor privégebruik van de deelauto.
Ook hierbij is een goede rittenadministratie onmisbaar. Je moet namelijk bijhouden wanneer welke werknemer privé gebruikmaakt van de auto. Bovendien moet uit je zakelijke administratie blijken dat je een zakelijk huurtarief in rekening brengt. Dit moet een marktconform tarief zijn. Welke tarieven dat precies zijn, vind je als download: ‘Uitvoeringsafspraak Privégebruik Deelauto’ op de website van de Belastingdienst.
Zakelijke deelauto als onderdeel van een moderne mobiliteitsstrategie
Met zakelijke deelauto’s kun je je mobiliteitsstrategie herzien en je aanpassen aan de veranderende behoeften van je werknemers en de samenleving als geheel. Kortom, het integreren van zakelijke deelauto’s in je wagenpark is niet alleen een slimme zet voor vandaag, maar ook voor de toekomst.
