Zelfroosteren de oplossing voor je personeelsrooster tijdens krapte op de arbeidsmarkt?

Je kunt de invloed en daarmee het gevoel van vrijheid van je personeel vergroten door het personeel in te plannen met behulp van zelfroosteren.

Wat is zelfroosteren?

Je hebt verschillende varianten van zelfroosteren. Dit kan variëren van zuiver zelfroosteren, waarbij de medewerkers zelf centraal staan en de volledige verantwoordelijkheid dragen voor het sluitend maken en houden van het rooster, tot een bijna volledig voorgevulde planning waarna medewerkers kunnen ruilen.

Zuiver zelfroosteren lijkt in de praktijk vaak eigenlijk niet haalbaar. Het is namelijk omslachtig en bewerkelijk en kan binnen organisaties tot scheve ogen leiden. Daarnaast kun je met zuiver zelfroosteren verkeerde verwachtingen wekken. Zo zouden werknemers kunnen denken dat ze bij zuiver zelfroosteren alleen de diensten krijgen die ze écht willen doen. Maar het rooster moet wel sluitend gemaakt worden en er zijn altijd minder gewilde diensten die toch ook gedaan moeten worden. In Nederland komt zuiver zelfroosteren dan ook niet vaak voor. Vaker zien we een meer praktische insteek van zelfroosteren. Hierbij is het rooster voor een deel al vooraf ingevuld. Vervolgens krijgen de medewerkers de kans om het rooster aan te passen in de voor hun gewenste richting.

De praktische insteek van zelfroosteren

De voorvulling van het rooster kan variëren van een klein gedeelte (bijvoorbeeld alleen een paar diensten of alleen de vakanties) tot een 100% gevuld rooster waarna medewerkers kunnen ruilen. En uiteraard allerlei variaties hiertussen.

De werkwijze van zelfroosteren vanuit een voorgevuld rooster is strikt genomen geen zelfroosteren. Het startpunt is namelijk niet de privé situatie van de medewerker, maar een deels voorgevuld rooster waarop de medewerker vervolgens invloed krijgt. De achterliggende doelstellingen zijn echter grotendeels hetzelfde namelijk medewerkers verantwoordelijkheid geven over het rooster, betrekken bij het rooster en invloed geven op het rooster.  Met als uiteindelijke doel dat diezelfde medewerkers tevredener zijn over het roosterproces en de uitkomst ervan.

Voor de praktische invulling van zelfroosteren bestaan veel verschillende vormen en evenzovele fraaie termen, zoals: meeroosteren, flexibel roosteren, individueel roosteren, participerend roosteren, voorkeursroosteren, intekenen, shift picking, matching, dienstruilen, etc.

De voordelen van de praktische insteek

De praktische insteek van zelfroosteren heeft als grootste voordeel dat het beter werkt en daardoor ook echt leidt tot het beoogde doel: tevreden medewerkers.

Uiteraard is er ook een nadeel aan de praktische insteek van zelfroosteren. En dat is dat er geen kant en klaar recept op tafel ligt. Er is geen standaard spoorboek. Iedere organisatie doet het op zijn eigen manier. Hierdoor moet er voordat er gestart wordt met de personeelsplanning eerst goed worden nagedacht. Er moet een set van spelregels worden afgesproken. Iedere organisatie maakt als het ware zijn eigen spoorboekje voor de personeelsplanning en op welke manier er wordt omgegaan met het concept van zelfroosteren.  

Personeelsplanning software

Kortom er zijn vele manieren waarop je praktisch zelfroosteren kunt toepassen. Of je nu het rooster 100% vooraf invult en je medewerkers achteraf laat ruilen, of maar een klein gedeelte van het rooster invult en de medewerkers zelf laat intekenen op diensten, in beide gevallen is personeelsplanning software  hierbij onmisbaar.

Met personeelsplanning software kun je medewerkers inplannen op basis van onder andere beschikbaarheid en competenties. Daarnaast houdt het software pakket automatisch rekening met o.a. overuren, arbeidstijdenwet, atv, ort, etc. Hier hoef je dan zelf niet meer naar om te kijken. Met personeelsplanning software bespaar je veel tijd en verklein je de kans op fouten. Wacht niet langer en stap ook over op personeelsplanning software!