Categorieën

Als werkgever heb je de taak om de identiteit van je werknemers te verifiëren. Voorafgaand aan de indiensttreding bekijk je het originele identiteitsbewijs van de werknemer. Waar moet je op letten?

In het kort

  • Werkgevers moeten voorafgaand aan de indiensttreding de identiteit van nieuwe werknemers verifiëren volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID).
  • Het identificatieproces omvat het bekijken en kopiëren van geldige identiteitsbewijzen en het bewaren van deze kopieën bij de loonadministratie.
  • Werknemers moeten belangrijke gegevens verstrekken, zoals naam, BSN, en adres, en geldige identiteitsbewijzen tonen, zoals een paspoort of identiteitskaart.
  • Niet-naleving van identificatieplicht kan leiden tot boetes en juridische consequenties, dus het is essentieel om de wettelijke voorschriften nauwgezet na te leven en administratie op orde te hebben.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Wat is de identificatieplicht?

Werkgevers moeten een nieuwe werknemer vóór de eerste werkdag ‘identificeren’, volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID). Dit houdt onder meer in dan dat een werknemer zijn paspoort of identiteitsbewijs laat zien.

De werkgever moet de documenten verifiëren en een kopie van het origineel bewaren bij de loonadministratie. De WID is ingevoerd om sociale misdrijven en overtredingen als sociale zekerheids- en fiscale fraude, illegaal verblijf en illegale arbeid in Nederland beter te kunnen bestrijden.

Om welke gegevens gaat het

De werknemer moet gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen vóór de eerste werkdag aan zijn nieuwe werkgever verstrekken. Het gaat om naam en voorletters, geboortedatum, Burgerservicenummer (BSN), adres, postcode en woonplaats.

Verder heb je van nieuwe werknemers geldige identiteitsbewijzen nodig. Dit kan zijn:

  • een geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
  • een geldig paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen
  • een geldig paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen 
  • een paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning
  • een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
  • een diplomatiek of dienstpaspoort
  • een geldig verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV
  • een zogenaamd W-document voor asielzoekers 


Let op: een rijbewijs geldt bij indiensttreding niet als geldig identiteitsbewijs, omdat er niets over de nationaliteit en verblijfsstatus op staat.

Kopiëren en bewaren

Maak een kopie van het identiteitsbewijs. In elk geval van de bladzijden waar belangrijke gegevens op staan, zoals informatie over de persoonlijkheidskenmerken, een handtekening of stempels. Ook moeten het documentnummer, de pasfoto en het Burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn.

Bewaarplicht identiteitsbewijs

De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

Tip: scan het document en sla het digitaal op. Dan kun je het later gedetailleerd bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken. Krijg je een boekenonderzoek? Zorg dan dat je direct kopieën van alle identiteitsbewijzen van je werknemers kunt laten zien. 

Controle van identiteitsbewijzen

De werknemer is verplicht om een geldig identiteitsbewijs aan je te tonen. Als werkgever ben je verplicht het identiteitsbewijs te controleren – dit noem je ook wel de verificatieplicht.

Hoe doe je dit? Alleen een kopie is niet voldoende. Zorg dat je altijd het origineel te zien krijgt en zelf een kopie maakt. Op het moment dat je de kopie maakt, is het document goed te controleren op echtheidskenmerken.  

Let op de volgende belangrijke aandachtspunten:

  • Correspondeert de foto met degene die je het document heeft overhandigd?
  • Komen geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen?
  • Is het document nog geldig?
  • Klopt de handtekening (laat de werknemer zijn handtekening zetten)? 


Identiteitsdocumenten zijn voorzien van allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren, piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de houderpagina van het document – de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of deze pagina intact is en niet beschadigd. Of dat er lijmresten bij of rond de foto zitten. Twijfel je aan de echtheid? Dan kun je het beste – na het maken van een kopie – contact opnemen met de politie.

Hoewel je als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht hebt, moet je wel je best hebben gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als je niet in de lijn van de Identificatieplicht voor werkgevers hebt gehandeld, loop je het risico op naheffingen. 

Nieuwsbrief De Zaak

De Zaak Op Orde Nieuwsbrief

Een must voor slimme ondernemers die een succesvol bedrijf willen runnen.

Via uitzend- of detacheringsbureau

Als je iemand in dienst neemt via een uitzendbureau of detacheringsbureau moet je ook het originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft het niet op te slaan – het bureau dat hem of haar in dienst heeft genomen is daarvoor verantwoordelijk. 

Pas op voor boetes!

De Belastingdienst controleert of je voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake de Wet op de identificatieplicht. Daarnaast controleert de Arbeidsinspectie werkgevers op naleving van de Wet arbeid en vreemdelingen. Deze wet verbiedt om personen die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt te laten werken zonder tewerkstellingsvergunning. 

Bij eventuele controles ben je verplicht om je administratie te laten zien. Heb je deze niet op orde, dan ben je mogelijk in overtreding en loop je het risico op een boete. Ook kunnen medewerkers worden meegenomen naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. De niet-gewerkte uren krijg je niet vergoed.

Als de Arbeidsinspectie je betrapt op illegale arbeid, krijg je een proces-verbaal voor het plegen van een economisch delict van duizenden euro’s per illegale werknemer.’

Zorg dat je administratie op orde is

Als werkgever is het dus cruciaal om de identiteit van je werknemers te kennen en te controleren. Dit vereist zorgvuldigheid en naleving van wettelijke voorschriften. Door het originele identiteitsbewijs te verifiëren en te bewaren, voorkom je mogelijke problemen zoals boetes of illegale arbeidspraktijken. Zorg ervoor dat je administratie op orde is en wees voorbereid op controles door de Belastingdienst en de Arbeidsinspectie. Besef ook de ernst van nalatigheid, want de consequenties kunnen aanzienlijk zijn.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Ben je als ondernemer op zoek naar die ene speld in de hooiberg? Dan weet je hoe lastig het kan zijn om de juiste medewerker te vinden in een…
Veel ondernemers worstelen met een tekort aan arbeidskrachten. Als je in de huidige, krappe arbeidsmarkt iemand zoekt voor over een maand, ben je veel…
Ben je klaar om je team uit te breiden, maar weet je niet waar te beginnen? In dit artikel delen we 7 tips die je helpen. Van het opstellen van een…
Vrouwen krijgen in Nederland voor hetzelfde soort werk 13 procent minder betaald dan mannen. Om die loonkloof te dichten, tekende de Europese Unie in…
Ben je op zoek naar een manier om extra aantrekkelijk te zijn voor werknemers? Het cafetariamodel is een flexibel systeem van arbeidsvoorwaarden dat…
Om op te vallen bij potentiële kandidaten moet je personeelsadvertentie goed in elkaar zitten. Waar moet je op letten bij een effectieve vacaturetekst…