Wanneer ben je btw-ondernemer?
Je bent ondernemer als je zelfstandig werkt en daar inkomsten uit haalt. Als je een bedrijf start, moet je je meestal inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Na je inschrijving bepaalt de Belastingdienst of je als ondernemer voor de btw wordt gezien. Als dat zo is, krijg je automatisch een btw-nummer.
Btw berekenen en terugvragen: hoe werkt het?
Voor de meeste goederen en diensten reken je btw aan je klanten. Je berekent het btw-bedrag over de prijs van je product of dienst. Het btw-tarief hangt af van wat je levert. Het bedrag dat je op de factuur zet, is inclusief btw.
In sommige situaties hoef je geen btw-aangifte te doen. Je rekent dan ook geen btw aan je klanten en je mag geen btw terugvragen.
Btw-teruggaaf
Als je zakelijke kosten maakt, rekent de leverancier meestal btw. Als btw-ondernemer mag je de aan jou berekende btw aftrekken.
Lees ook: De basisbeginselen van de btw
Welke btw mag je aftrekken?
Je mag btw terugvragen over zakelijke kosten. De Belastingdienst kijkt of kosten in het belang van jouw bedrijf zijn. Goederen en diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen, moeten daadwerkelijk geleverd zijn.
Wat zijn zakelijke kosten?
Er is geen vaste lijst met toegestane kosten. Het draait om de reden van de kosten. Zijn ze echt voor je bedrijf? Dan is het goed. Als je zakelijke kosten opvallend hoog zijn in verhouding tot je inkomsten, kan de Belastingdienst vragen stellen of een controle doen.
De meest voorkomende zakelijke kosten met btw:
- Bedrijfskosten: huur van bedrijfsruimte, onderhoud, reparaties en kantoorbenodigdheden.
- Zakelijke reiskosten: voor zakenreizen, zoals vliegtickets, treinkaartjes, hotelovernachtingen en maaltijden die direct met je werk te maken hebben.
- Autokosten: staat je auto op naam van je bedrijf? Dan kun je kosten aftrekken zoals brandstof, onderhoud, verzekeringen, parkeerkosten en afschrijving.
- Marketing- en advertentiekosten: voor advertenties, drukwerk, websiteontwikkeling, online marketing, beurzen en promotie-evenementen.
- Professionele diensten: kosten voor het inhuren van een boekhouder, advocaat of consultant die je helpt bij je bedrijfsvoering.
- Opleidings- en trainingskosten: uitgaven voor cursussen, trainingen of opleidingen die je kennis en vaardigheden op peil houden.
Zorg voor een correcte factuur
Zorg voor een factuur van de gemaakte kosten. Controleer of de ontvangen facturen voldoen aan de eisen voor een btw-factuur en administreer ze correct.
Welke btw mag je niet aftrekken?
Privéaankopen
De btw is niet aftrekbaar over spullen of diensten die je voor jezelf koopt. Je moet het zakelijke karakter van jouw aankoop kunnen aantonen.
Omzet zonder btw
Ben je vrijgesteld van btw? Dan mag je de betaalde btw over je kosten en inkopen niet terugvragen als voorbelasting. Ook hoef je over deze omzet geen btw-aangifte te doen.
Eten en drinken in de horeca
Ga je zakelijk uit eten? De btw daarvan is niet aftrekbaar.
Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen
Geef je hieraan meer dan € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar uit? Dan mag je de btw over het extra bedrag niet aftrekken.
Uitzonderingen en grensgevallen
Zoals altijd zijn er uitzonderingen op de regels. Voor sommige zakelijke kosten mag je deels of tot een bepaald bedrag aftrekken. De actuele regels vind je op de Belastingdienst-site.
Gedeeltelijke vrijstelling
Sommige ondernemers, zoals begrafenisondernemers, zijn gedeeltelijk vrijgesteld van btw. Voor het verzorgen van de uitvaart hoef je geen btw te rekenen, maar bijkomende diensten zoals catering of bloemen vallen niet onder deze vrijstelling. Daarover moet je wel btw rekenen.
Zakendoen met het buitenland: hoe zit het met de btw?
Doe je zaken met het buitenland? Dan gelden andere btw-regels. Vaak verleg je de btw of wordt deze naar jou verlegd. Dit betekent dat niet de leverancier, maar de klant de btw aan de Belastingdienst moet betalen.
Leestip: Zo doe je dat: btw en internationaal zakendoen
Whitepaper Belastingwijzigingen
Btw-aangifte – zo werkt het
Ben je als ondernemer btw-plichtig? Dan moet je periodiek aangifte doen voor je omzetbelasting. De meeste ondernemers doen dut per kwartaal via de onlineomgeving van de Belastingdienst.
In de aangifte geef je eerst de btw van je omzet op, dan die van de kosten. De online aangifte rekent uit wat je moet betalen of terugkrijgt.
Lees ook: Waar moet je op letten bij je btw-aangifte in 2025?
Hoe werkt voorbelasting?
Stel: je hebt het afgelopen kwartaal € 10.000 omzet gedraaid. Je brengt hierover 21% btw in rekening (dit geldt voor de meeste producten en diensten), wat neerkomt op € 2100. Het totaalbedrag op de facturen (inclusief btw) is € 12.100.
In dat kwartaal koop je artikelen voor je bedrijf ter waarde van € 500 exclusief btw. Over deze aankoop betaal je 21% btw, wat neerkomt op € 105. Dit bedrag mag je terugvragen als voorbelasting.
Btw-afdracht berekening:
- Btw van klanten: € 2100
- Btw die je mag aftrekken (voorbelasting): € 105
Je betaalt aan de Belastingdienst: € 2100 – € 105 = € 1995
Geen omzet, wel btw terugvragen
Draai je onverhoopt geen omzet? Dan kun je btw terugvragen als je kosten hebt gemaakt voor jouw onderneming.
Online boekhouden
Boekhouden is een van de minst favoriete bezigheden van ondernemers, maar het hoort er wel bij. Voor ondernemers die zakendoen binnen Nederland is de btw-aangifte meestal eenvoudig. Het wordt lastiger bij internationaal zakendoen of gedeeltelijke vrijstelling. In dat geval is een professionele boekhouder een slimme keuze.
Een online boekhoudprogramma maakt de btw-administratie makkelijker. Vaak kun je de aangifte direct vanuit het programma versturen of de cijfers eruit halen en bij de Belastingdienst. Ga je boekhoudprogramma’s vergelijken? Let dan goed op of het de btw-aangifte makkelijk maakt.
Lees ook: Waar moet je op letten bij je btw-aangifte in 2025?
